Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon),
e-mail, dan lain-lain. Pada modul ini, pembahasan tentang materi proedur
administrasi banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena
sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam
bentuk surat. Berikut ini akan kita bahas lebih lanjut mengenai surat.
1.
Pengertian
Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis
dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan
sebagainya.
Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif,
maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan
salah arti pada pihak penerima.
Komunikasi melalui media surat masih dianggap
paling efektif dan ekonomis walaupun sdah banyak alat-alat-alat komunikasi yang
canggih seperti handphone, radio, dan televise karena selain biayanya sangat
murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.
2.
Fungsi
Surat
Selain berfungsi sebagai
alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut:
a.
Alat
bukti historis
Surat dapat dijadikan
sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi/perusahaan
atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contoh:
surat perjanjian.
b.
Alat
pengingat
Surat dapat dipakai untuk
mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetuji bersama. Contoh:
akta jual beli.
c.
Bukti
historis
Surat dapat dijadikan
bahan riset/penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi/perusahaan di masa
yang lalu. Contoh: bukti-bukti transaksi.
d.
Duta
organisasi
Surat dapat mencerminkan
kondisi intern dari suatu organisasi/perusahaan. Contoh: penggunaan bahasa
surat dan pengetikan surat.
e.
Pedoman
Surat dapat dijadikan
pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/pekerjaan. Contoh: surat tugas.
f.
Sarana
promosi
Surat dapat dijadikan
sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum
pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.
3.
Jenis-Jenis
Surat
Jenis-jenis surat
dapat dikelompokan berdasarkan wujudnya, tujuan, sifat isi, jumlah penerima,
keamanan isi, dan urgensi penyelesaiannya. Perhatikan uraian berikut:
a.
Jenis-jenis
surat berdasarkan wujudnya
·
Kartu
Pos
Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 x 10
cm untuk mengirimkan berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.
·
Warkat
Pos
Sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa
sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat. Warkat pos hanya
dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.
·
Surat
Bersampul
Surat yang menggunakan sampul/amplop.
·
Memorandum
dan Nota
Memorandum (memo) dan nota dipergunakan dalam kegiatan
surat menyurat intern organisasi/perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah
yang ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh pimpinan kepada bawahan atau
pejabat setinggi, seperti memberikan petunjuk, meminta informasi yang bersifat
mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan
kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu
organisasi/perusahaan.
·
Surat
Tanda Bukti
Surat
khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan
keabsahan aktivitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuintansi, faktur,
tanda terima, dan lain-lain.
b.
Jenis-jenis
surat berdasarkan tujuannya
Berdasarkan tujuannya,
surat dibedakan menjadi surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat
pesanan, surat pemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, surat
keputusan, dan lain-lain. Untuk penjelasan lebih lanjut dapat disimak pada bab
berikutnya.
c.
Jenis-jenis
surat berdasarkan sifat isinya
·
Surat
Dinas
Surat yang isinya berupa informasi yang bersifat
kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah.
·
Surat
Pribadi
Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang
bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah
resmi seperti surat lamaran.
·
Surat
Niaga
Surat yang isinya berupa informasi niaga/bisnis dan
dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.
·
Surat
Sosial
Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
·
Surat
Pengantar
Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk
mengantar sesuatu bersama surat tersebut.
·
Telegram
Ada dua macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya
disalurkan melalui pesawat telegraf dan surat kawat (surat yang ditulis dengan
gaya bahasa telegram).
d.
Jenis-jenis
surat berdasarkan jumlah penerimanya
·
Surat
Biasa
Surat yang dikirim kepada seseorang, seperti pejabat atau
suatu organisasi.
·
Surat
Edaran
Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat
tertentu.
·
Surat
Pengumuman
Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang/pejabat yang
nama-namanya sulit dituliskan satu persatu.
e.
Jenis-jenis
surat berdasarkan keamanan isinya
·
Surat
Sangat Rahasia
Surat ini diberi tanda ”SRHS atau SR” dan dimasukkan
dalam tiga sampul surat. Caranya: surat dimasukkan ke dalam sampul pertama
diberi tanda SRHS/SR kemudian dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang kedua
dan diberi tanda SRHS/SR lalu dilak, kemudian dimasukkan ke amplop yang ketiga
tanpa diberi tanda SRHS/SR dan diberi lak.
·
Surat
Rahasia
Surat ini diberi tanda ”RHS atau R” dn dimasukkan dalam
dua sampul surat. Caranya: surat dimasukkan dalam sampul pertama diberi tanda
RHS/R kemudian dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang kedua tanpa diberi
tanda RHS/R dan diberi lak.
·
Surat
Biasa
Surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.
f.
Jenis-jenis
surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya
·
Surat
Sangat Segera
Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya
atau dijawab/diselesaikan. Oleh karena itu ”surat sangat segera” memerlukan
cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya sehingga lebih
didahulukan daripada surat-surat lainnya.
·
Surat
Segera
Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukan
jawaban/penyelesaian yang segera, namun tidak secepat surat yang bersifat
”sangat segera”.
·
Surat
Biasa
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/penyelesaian
yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.
4.
Perlengkapan
Surat
Dalam kegiatan
surat-menyurat, Anda memerlukan beberapa perlengkapan, seperti kertas surat,
amplop/sampul surat, dan lipatan surat. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan
berikut.
a.
Kertas
Surat
Ukuran kertas yang biasa
digunakan dan kegunaannya tersaji pada Tabel 1.1
Tabel 1.1
|
Jenis
Kertas Surat
|
Ukuran
|
Kegunaan
|
|
Kertas
Folio
|
33 cm
x 21,5 cm
|
Untuk
menulis surat yang isinya panjang
|
|
Kertas
Kuarto
|
28 cm
x 21,5 cm
|
Untuk
menulis surat yang isinya pendek
|
|
Kertas
Oktavo
|
20,5
cm x 12,7 cm
|
Untuk
menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah dari kertas folio atau
kuarto
|
|
Kertas
Sikmo
|
20,5
cm x 16,5 cm
|
Untuk
menulis surat dan merupakna kertas ukuran inggris
|
|
Kertas
A4
|
29,7
cm x 21 cm
|
Untuk
menulis surat dinas
|
|
Kertas
A5
|
14,8
cm x 21 cm
|
Untuk
menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
|
|
Kertas
A6
|
10,5
cm x 14,8 cm
|
Untuk
menulis surat pengantar
|
|
Kertas
A7
|
7,4 cm
x 10,5 cm
|
Untuk menulis
surat dan merupakan ukuran kertas internasional
|
Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai
dalam kegiatan surat-menyurat adalah sebagai berikut:
·
Kertas
Union Skin, kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa
dipergunakan untuk surat-menyurat ke luar negeri.
·
Kertas
HVS, biasa dipakai untuk surat asli.
·
Kertas
Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.
·
Kertas
Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.
b.
Amplop/Sampul
Surat
Ada beberapa jenis amplop/sampul
surat yang digunakan dalam kegiatan surat-menyurat. Namun jenis-jenis
amplop/sampul surat berikut yang biasa digunakan.
·
Commercial
·
Visting
card
·
Drug
·
Bifold
·
Card
·
Double
fold
·
Air mail
·
Open end
·
Coin
·
Window
·
Official
·
Postage
cavour
·
Pence
·
Work
docket
·
Catalogue
·
Button
and string
·
Eyelet
and string
·
Invoice
tag
·
Church
·
X-ray
·
Receipt
and page
c.
Lipatan Surat
Surat hendaknya dibuat
sedemikian rupa sehingga terlihat rapi, mudah dibuka, dan langsung mengarah ke
isi surat. Lipatan surat yang biasa digunakan, antara lain sebagai berikut:
·
Lipatan
Perancis
·
Lipatan
Baron
·
Lipatan
Baku (Standard Fold)
·
Lipatan Akordion
(Accordion Fold)
·
Lipatan
Baku Rendah (Low Standard Fold)
·
Lipatan
Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
·
Lipatan
Tunggal (Singgel Fold)
·
Lipatan
Ganda Sejajar (Parallel Double Fold)
No comments:
Post a Comment